Την 05/01/2018, δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ η πολυαναμενόμενη απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, κ. Σκουρλέτη (ΤΑΔΚ οικ. 5/2018), που ορίζει την ημερομηνία έναρξης του πληροφοριακού συστήματος «Μητρώο Πολιτών» και παρέχει οδηγίες προς τις αρμόδιες υπηρεσίες των Δήμων, ενόψει της έναρξης της λειτουργίας του συστήματος.
Σύμφωνα με την Υπουργική Απόφαση, ημερομηνία έναρξης παραγωγικής λειτουργίας του «Μητρώου Πολιτών», ορίζεται η 22/01/2018.
Ενόψει αυτής δίνονται σχετικές οδηγίες και ορίζονται συνοπτικά τα εξής:
- Τα δημοτολόγια διακόπτουν εργασίες ενημέρωσης των τοπικά εγκατεστημένων πληροφοριακών συστημάτων δημοτολογίου, μέσω των οποίων ενημερώνεται το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα εθνικού δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ), την 12 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00μ.μ και η επανάληψη εργασιών ενημέρωσης θα γίνει την 22/01/2018, αποκλειστικά μέσω του συστήματος του μητρώου. Ενδιάμεσα δεν θα πραγματοποιείται κανενός είδους εγγραφή, πλην ρητής εξαίρεσης που προβλέπεται από την απόφαση για χειρόγραφες εγγραφές και μόνο λόγω κατεπείγοντος και κατόπιν αιτιολογημένης αίτησης του πολίτη.
- Τα ληξιαρχεία διακόπτουν εργασίες ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος ληξιαρχικών πράξεων του Υπουργείου Εσωτερικών, την 16 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00 μ.μ και η επανάληψη εργασιών ενημέρωσης θα γίνει την 22/01/2018 αποκλειστικά μέσω του συστήματος του μητρώου.
- Για το διάστημα που διαρκεί η μετάπτωση των δεδομένων, καταργείται η εκτύπωση ληξιαρχικών πράξεων από το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων.
- Οι Δήμοι υποχρεούνται μετά τη δημοσίευση της υπουργικής απόφασης, να προβούν σε συγκεκριμένες ενέργειες σε σχέση με ληξιαρχικά βιβλία, γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 8 παρ. 1 και 6 του ν.344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (ΦΕΚ 143 Α’), όπως αυτό ισχύει μετά την αντικατάσταση του από το άρθρο 29 του ν.3801/2009 (ΦΕΚ 163 Α’), ως προς τον εφοδιασμό τους με τον κατάλληλο αριθμό αυτών, που θα πληρούν και τον κατάλληλο τύπο, όπως αυτός ορίζεται.
- Τα κύρια ληξιαρχικά βιβλία (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) πριν χρησιμοποιηθούν θα αριθμηθούν και μονογραφούν από Ειρηνοδίκη.
- Οι ληξίαρχοι υποχρεούνται να κλείσουν με τον προβλεπόμενο τρόπο τα βιβλία του τρέχοντος έτους που θα φυλάσσονται με τα παλιά στο ληξιαρχείο της ληξιαρχικής περιφέρειας.
- Τα χειρόγραφα βιβλία, με την έναρξη λειτουργίας του συστήματος, αφού κλείσουν, όπως προβλέπεται, θα σαρωθούν και θα καταχωρηθούν κατά προτεραιότητα στο σύστημα. Το ίδιο ισχύει και για τα βιβλία του Ειδικού Ληξιαρχείου για τις πράξεις που συντάσσει πρωτογενώς.
- Κάθε Ληξιαρχικό Βιβλίο συμπεριλαμβανομένου του βιβλίου εκθέσεων, δημιουργείται από εκτυπωμένα -από το Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» – φύλλα ληξιαρχικών πράξεων, τα οποία φέρουν χαρακτηριστικό ασφαλείας που παράγεται αυτόματα από το σύστημα και υπογράφονται από τον δηλούντα το γεγονός και από τον Ληξίαρχο, ενώ στην απόφαση ορίζεται και ο τρόπος αρίθμησής τους.
- Προβλέπεται ορισμένη πολιτική ασφάλειας του πληροφοριακού συστήματος του άρθρου 115 του ν.4483/2017 αποτελούμενη από σύνολο τεχνικών και οργανωτικών μέτρων.
- Διαχειριστές του συστήματος θα οριστούν με την έναρξη του συστήματος, τακτικοί υπάλληλοι των Διευθύνσεων της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών. Ο ορισμός τους θα γίνεται, με πράξη του προϊσταμένου της οικείας Γενικής Διεύθυνσης, στην οποία θα καθορίζονται τα καθήκοντα, οι υποχρεώσεις και οι ευθύνες τους.
- Με την έναρξη του συστήματος θα μπορούν να ορίζονται ως χρήστες του συστήματος με δικαιώματα μόνο για ανάγνωση δεδομένων, τακτικοί υπάλληλοι του Υπουργείου Εσωτερικών, οι οποίοι υπηρετούν σε Διευθύνσεις αυτού. Ο ορισμός τους θα γίνεται με πράξη του προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών.
Ως προς τα προβλεπόμενα στην παραπάνω Υπουργική Απόφαση, ήδη εκδόθηκε η με αριθμό 1/2018 εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών προς παροχή διευκρινήσεων.
