Γράφει η Δέσποινα Δαϊλιάνη
Με επίκεντρο τις «έξυπνες» πόλεις και την εύρυθμη λειτουργία των Δημόσιων υπηρεσιών, το 13o OTS Forum ανοίγει τις πύλες του στις 18 Νοεμβρίου, στη Θεσσαλονίκη. Οι εργασίες του συνεδρίου θα πραγματοποιηθούν, υβριδικά, στο «Κέντρο Ψηφιακού Μετασχηματισμού και Ψηφιακών Δεξιοτήτων (DT&S) – Cisco» και στο «Porto Palace Hotel».
Με αφορμή τη φετινή διεξαγωγή, ο Αντιπρόεδρος της εταιρείας κ. Αναστάσιος Ντέμκας μιλά αποκλειστικά στο Governet.gr για το καθιερωμένο ετήσιο ραντεβού της OTS με τα με τα στελέχη της Δημόσιας Διοίκησης.
Κύριε Ντέμκα, το OTS Forum συμπληρώνει, φέτος, δεκατρία χρόνια διοργάνωσης. Πώς ξεκίνησε ο θεσμός αυτός;
Βασικό αντικείμενο της OTS είναι η ανάπτυξη συστημάτων και η υλοποίηση έργων πληροφορικής. Πράγμα που σημαίνει ότι εγκαθιστούμε συστήματα, τα παραμετροποιούμε και τα προσαρμόζουμε στις ανάγκες κάθε Οργανισμού, ενημερώνουμε και εκπαιδεύουμε τους χρήστες. Στη συνέχεια, υποστηρίζουμε τη λειτουργία τους είτε τηλεφωνικά και απομακρυσμένα είτε με επιτόπιες επισκέψεις τεχνικών, όπου (κι αν) υφίσταται ανάγκη. Αυτός ο τρόπος λειτουργούσε από την αρχή, αλλά είχε ένα σημαντικό κενό. Δημιουργούσε απόσταση και η επικοινωνία με τους χρήστες επικεντρωνόταν στην επίλυση των άμεσων ζητημάτων, χωρίς να προχωρά σε κάτι πιο δημιουργικό.
Η ιδέα του Forum γεννήθηκε κάπου στο 2000, μέσα από την επιθυμία μας να έρθουμε κοντά στους χρήστες, έτσι ώστε να δίνουμε λύσεις στην καθημερινότητα και να σχεδιάζουμε ΜΑΖΙ το αύριο. Και λειτούργησε! Βρισκόμαστε κι ανταλλάσσουμε απόψεις με τους χρήστες -αλλά και οι χρήστες μεταξύ τους- ενημερωνόμαστε για τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν, ακούμε και συζητάμε τις ιδέες και τις προτάσεις τους, αναδεικνύουμε τις καλές πρακτικές, παρουσιάζουμε τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις προτάσεις μας και ενημερωνόμαστε για ζητήματα κοινού ενδιαφέροντος από εισηγητές εγνωσμένης αξίας.
Όλο αυτό καταλήγει, δημιουργικά, στην αντιμετώπιση των προβλημάτων και στον, από κοινού, σχεδιασμό νέων λύσεων για ένα ψηφιακό αύριο. Λύσεων, που βελτιώνουν την καθημερινότητα των υπηρεσιών, υποστηρίζουν το έργο των διοικήσεων κι εξυπηρετούν όλο και καλύτερα τους πολίτες.
Ποια η εμπειρία που θα αποκομίσει ένας φορέας, δηλώνοντας συμμετοχή στο OTS Forum;
Το OTS Forum -διάρκειας τριών ή τεσσάρων ημερών, ανάλογα με την περίοδο και τις ανάγκες- διεξάγεται σε κάποιο ξενοδοχείο, σε διαφορετική, κατά κανόνα, περιοχή της Ελλάδας κάθε φορά. Πρόκειται για ένα «κλειστό» συνέδριο, με την έννοια ότι άνθρωποι έρχονται και μένουν εκεί. Οι ρυθμοί είναι έντονοι, καθώς ξεκινάει από το πρωί και λήγει τις βραδινές ώρες.
Οι εργασίες ξεκινούν, με τις προσφωνήσεις και τα καλωσορίσματα των επίσημων προσκεκλημένων (Υπουργών, Περιφερειαρχών, Δημάρχων, Προέδρων οργανισμών και στελεχών της Διοίκησης της OTS), σε μία μεγάλη κεντρική αίθουσα. Συνεχίζονται με θέματα και αντικείμενα γενικού ενδιαφέροντος και, βάσει προγράμματος, διαχωρίζονται τα εξειδικευμένα αντικείμενα σε επιμέρους αίθουσες και στρογγυλά τραπέζια. Εκεί, αφουγκραζόμαστε καλύτερα όσα μας λένε οι χρήστες, παρουσιάζουμε ό, τι καινούριο έχουμε και ό, τι σκεφτόμαστε να κάνουμε. Το ίδιο ισχύει και για τους χρήστες. Επιτυγχάνονται, με τον τρόπο αυτόν, καλύτερη διαπροσωπική επαφή, ανταλλαγή απόψεων, προβληματισμών, λύσεων και ιδεών. Γενικά, όποιος πιστεύει ότι έχει εφαρμόσει κάτι καλό στον Οργανισμό του, μπορεί να έρθει να παρουσιάσει πώς το έκανε, τι προβλήματα αντιμετώπισε και ποιες λύσεις επέλεξε. Παράλληλα, μπορεί να ακούσει τους προβληματισμούς και τις ιδέες άλλων χρηστών, ώστε να υιοθετηθούν αντίστοιχες λύσεις και καλές πρακτικές.
Βέβαια στο Forum, και η διοίκηση και τα στελέχη της OTS, νοιώθουμε ότι φιλοξενούμε τους πελάτες και συνεργάτες μας. Έτσι, μεριμνούμε να περνάνε καλά. Εκτός από όσα, με επιμέλεια, φροντίζουμε να παρέχει το ξενοδοχείο, διοργανώνουμε και μουσικές βραδιές με κορυφαίους καλλιτέχνες, καθώς και περιηγήσεις σε αξιοθέατα της εκάστοτε περιοχής. Στο Forum θέλουμε να περνάμε και καλά –και δεν το κρύβουμε!
Πόσο εύκολο είναι να βρίσκεστε, ως εταιρεία, κοντά στους πελάτες, όταν αυτοί είναι διασκορπισμένοι ανά την Ελλάδα;
Το εύκολο ή το δύσκολο δεν μας απασχολεί, είναι αναγκαίο και αυτό είναι αρκετό για ‘μας. Στη φάση αυτή το πετυχαίνουμε με εργαλείο -εκτός από το OTS Forum- το OTS Road Show. Στο πλαίσιο αυτό διοργανώνουμε κάθε χρόνο δέκα, περίπου, ημερίδες σε επιλεγμένες πόλεις που αντιπροσωπεύουν όλες σχεδόν τις περιφέρειες της χώρας. Μάλιστα, τις προηγούμενες επτά με δέκα ημέρες πριν από κάθε ημερίδα, στελέχη από το τεχνικό δυναμικό της OTS επισκέπτονται τις έδρες των πελατών της περιοχής, προκειμένου να συνεργαστούν με τους χρήστες των συστημάτων. Η συμμετοχή στις ημερίδες του OTS Road Show είναι δωρεάν για τους συμμετέχοντες, ενώ οι επιδιώξεις σε ό, τι αφορά στην αλληλοενημέρωση και την κοινή δημιουργία είναι ίδιες με εκείνες του OTS Forum, το οποίο έρχεται προς το τέλος του έτους ως η φυσική κατάληξη όλων των δράσεων.
Βέβαια, κάνουμε κι άλλες παρόμοιες δράσεις, είτε σε σταθερή βάση είτε όποτε προκύπτει ανάγκη ενημέρωσης. Ενδεικτικά, συμμετέχουμε σε εκθέσεις και ημερίδες τρίτων ως εκθέτες, ως χορηγοί και σύνεδροι και πραγματοποιούμε εξειδικευμένες ενημερωτικές ή και εκπαιδευτικές ημερίδες κάθε φορά που παρουσιάζεται σχετική ανάγκη.
Πώς γίνεται η επιλογή των εισηγητών, οι οποίοι δίνουν το «παρών» στο συνέδριο;
Το OTS Forum έχει αποκτήσει δυναμική, δεν είναι, άλλωστε, λίγα τα δώδεκα Forum. Σκεφτείτε ότι υπήρξαν χρονιές που ήταν το μοναδικό σχετικό γεγονός που διαδραματίζονταν στη χώρα κι έτσι πολλοί άνθρωποι, με γνώση και άποψη, ήθελαν να παρευρεθούν ως εισηγητές. Παράλληλα, η επαγγελματική δραστηριότητα της OTS μας έφερε κοντά σε ανθρώπους εγνωσμένης αξίας που έχουν να συνεισφέρουν σε πολλά, είτε λόγω του επιστημονικού τους πεδίου είτε λόγω του επαγγελματικού τους αντικειμένου και των εμπειριών τους.
Έχουμε, λοιπόν, τη δυνατότητα να επιλέγουμε εισηγητές που μπορούν να προσθέσουν ουσία σε όλα αυτά που κάνουμε, αρκεί τα αντικείμενα που πραγματεύονται να βρίσκονται εντός του πλαισίου του OTS Forum.
Βέβαια, το OTS Forum έχει ως βασικό στόχο να φέρει κοντά τους χρήστες και τα στελέχη της OTS, έτσι, μία μεγάλη ομάδα εισηγητών αποτελείται από το δυναμικό της εταιρείας, συναδέλφους που συζητούν με τους χρήστες, παρουσιάζουν τις λύσεις που υπάρχουν και σχεδιάζουν μαζί τις επόμενες.
Μία άλλη ομάδα εισηγητών προέρχεται από στελέχη των χορηγών, που είναι εταιρείες με συμπληρωματικά αντικείμενα, για τα οποία οι χρήστες και τα στελέχη της Δημόσιας Διοίκησης επιθυμούν να έχουν ενημέρωση.
Επιπλέον, ικανοποιούμε το αίτημα να παρέχουμε και εκπαίδευση, όπως συμβαίνει στην περίπτωση του φίλου, ερευνητή-συγγραφέα και πρώην Γενικού Διευθυντή του Δήμου Καλαμαριάς, τον Γιάννη τον Θεοδώρου, κορυφαίο στο αντικείμενό του, ο οποίος μας τιμά ανελλιπώς με τις εισηγήσεις του σε όλα τα OTS Forum.
Ποιες είναι οι προσδοκίες της παρούσας διεξαγωγής, η οποία, εξαιτίας των υγειονομικών εξελίξεων, θα λάβει χώρα υβριδικά;
Για να είναι πετυχημένο ένα τέτοιο γεγονός, πρέπει να έχει συμμετοχές. Από την πρώτη χρονιά ξεκινήσαμε αισιόδοξα, και στην Χαλκιδική συμμετείχαν, περίπου, 120 άτομα. Σταδιακά, φτάσαμε στο 11ο OTS Forum στα Γιάννενα, όπου συγκεντρώθηκαν, περίπου, 600 άτομα. Πραγματικά πολύ μεγάλη συμμετοχή! Κλείσαμε όλα τα ξενοδοχεία των Ιωαννίνων για να εξυπηρετήσουμε τους συμμετέχοντες. Μετά ήρθε η εποχή της Covid-19 και το OTS Forum το 2020 το τρέξαμε μόνο διαδικτυακά. Πήγε και καλά, ήταν, ταυτόχρονα, και μία σημαντική εμπειρία! Είχαμε συμμετοχή, περίπου 400 ατόμων, και αποδείξαμε ότι μπορούμε να βρίσκουμε λύσεις και εναλλακτικούς τρόπους για τις δύσκολες συνθήκες.
Ερχόμαστε, λοιπόν, στο φετινό Forum, όπου και πάλι έχουμε προβλήματα και περιορισμούς λόγω της Covid-19. Σεβόμενοι και τηρώντας όλα τα πρωτόκολλα υγιεινής και ασφάλειας, αποφασίσαμε να το πραγματοποιήσουμε υβριδικά. Με την έννοια ότι θα τρέξει και διά ζώσης, παράλληλα, όμως, και διαδικτυακά. Κι αυτό για να ανταποκριθούμε στις επιθυμίες όσων πληρούν τις προϋποθέσεις κι επιθυμούν να παρευρεθούν στις αίθουσες του συνεδρίου, αλλά και όσων αδυνατούν να είναι παρόντες είτε για λόγους υγειονομικών πρωτοκόλλων είτε για άλλους λόγους, όπως είναι η απόσταση. Το ίδιο ισχύει και με την παρουσία ορισμένων εισηγητών/ομιλητών.
Αδήριτη η ανάγκη υιοθέτησης βέλτιστων τεχνολογικών πρακτικών στον Δημόσιο τομέα. Ποια η «αφήγηση» της εταιρείας OTS για το πώς θα επιτευχθεί αυτό που αποκαλούμε Ψηφιακός Μετασχηματισμός;
Κι εδώ η δική μας προσέγγιση διαφέρει. Εμείς προσεγγίζουμε το θέμα με τη λογική της ανοικοδόμησης, δηλαδή ξεκινώντας από τα θεμέλια και ανεβαίνοντας. Δυστυχώς, όμως, η φιλοσοφία και η τάση, στα δημόσια έργα, είναι να κάνουμε πρώτα το ρετιρέ∙ κοινώς αυτό που φαίνεται. Σ’ αυτό, πολλές φορές, μας οδηγούν και τα χρηματοδοτικά προγράμματα και οι ανάγκες απορρόφησης.
Έτσι, πραγματοποιούμε δράσεις Smart Cities χωρίς να δούμε αν όντως υπάρχουν υποδομές να δουλέψουν τα συστήματα, αν υπάρχουν άνθρωποι να τα χειριστούν και να τα αξιοποιήσουν, με αποτέλεσμα τον κίνδυνο παράδοσης έργων τα οποία μένουν ανεκμετάλλευτα ή απλά καταλήγουν να αποτελούν σκουπίδια και ηλεκτρονικά απόβλητα. Όπως συνέβη, παλιότερα, με τα Infokiosks, για τα οποία πληρώσαμε πακτωλό χρημάτων και μετά -αφού αποδείχτηκαν άχρηστα- ψάχναμε τρόπους να τα ξεφορτωθούμε και, δυστυχώς, ακόμη και σήμερα, υπάρχουν άνθρωποι με σημαντικό λόγο στη Δημόσια Διοίκηση και επιχειρηματίες πληροφορικής που τα προωθούν ως λύσεις ψηφιακής αναβάθμισης!
Και ποια ακριβώς είναι η δική σας πρόταση;
Η δική μας πρόταση είναι ολοκληρωμένη και αποτελεί τη βάση για την σύνταξη του επιχειρησιακού σχεδίου της ψηφιακής αναβάθμισης ενός Οργανισμού. Και, όπως είπα, υλοποιείται σταδιακά. Πρώτα τα θεμέλια, μετά οι όροφοι κι έπειτα το ρετιρέ. Μεριμνά, δε, και για την υλοποίηση με βάση τις δυνατότητες χρηματοδότησης, αν δηλαδή υλοποιηθεί από ιδίους πόρους ή από χρηματοδοτικά προγράμματα.
Αναλύεται στους παρακάτω επιμέρους άξονες:
Πρώτος άξονας: Eξοπλισμός, υποδομές και απρόσκοπτη εργασία
Όπως μας δίδαξε και ο κορωνοϊός, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι θα δουλεύουμε απρόσκοπτα κάτω από οποιεσδήποτε συνθήκες, είτε είμαστε στο γραφείο είτε στο σπίτι μας είτε οπουδήποτε. Αυτό σημαίνει σαφώς αξιοποίηση του cloud, αλλά με ασφάλεια και πιστοποιήσεις τόσο για την επιχειρησιακή συνέχεια όσο και για την προστασία των πληροφοριών και των δεδομένων, προσωπικών ή μη.
Δεύτερος άξονας: Aύξηση της παραγωγικότητας των Υπηρεσιών
Ολοκληρώνουμε τις εργασίες με ταχύτητα, ασφάλεια και ποιότητα, εξυπηρετώντας ψηφιακά τους πολίτες. Εδώ εντάσσουμε όλα τα συστήματα τα οποία είτε διαθέτει ένας Οργανισμός, αλλά πρέπει να αναβαθμιστούν, να εκσυγχρονιστούν και να λειτουργήσουν στο cloud, είτε δεν τα διαθέτει και θα πρέπει να τα προμηθευτεί συμπληρωματικά. Μιλάμε ενδεικτικά για:
- Συστήματα διαχείρισης οικονομικών πόρων: του προϋπολογισμού, των εσόδων, των εξόδων, των χρηματοδοτήσεων, των διαθεσίμων, των έργων των προμηθειών, των παγίων, των αποθηκών και της λογιστικοποίησης των γεγονότων.
- Συστήματα διαχείρισης εγγράφων: επεξεργασίας, ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, ηλεκτρονικής διακίνησης και αρχειοθέτησης, αποφάσεων ΔΣ, ενημέρωσης της ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ, διασύνδεσης με το ΣΗΔΕ.
- Συστήματα διαχείρισης κοινωνικών ομάδων: καταγραφή, λήψη αιτημάτων, διαχείριση παροχών, παρακολούθηση αποτελεσμάτων.
- Συστήματα ελέγχου πρόσβασης: στις Υπηρεσίες και στους χώρους μαζικής προσέλευσης πολιτών.
- Συστήματα μητρώων και διαχείρισης δομών: Αθλητισμού, Πολιτισμού, ΚΑΠΗ, κ.λπ..
- Συστήματα διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων: Μισθοδοσία, φάκελοι εργαζομένων και υπηρεσιακά γεγονότα, άδειες, προσέλευση.
- Συστήματα διαχείρισης πόσιμων υδάτων: Σχέδια ασφάλειας πόσιμων υδάτων, υδρόμετρα και λογαριασμοί, φορητή υδρομέτρηση, ηλεκτρονικές δηλώσεις κατανάλωσης, ηλεκτρονική πληροφόρηση και πληρωμή λογαριασμών.
- Συστήματα διαχείρισης οχημάτων και μηχανημάτων: Μητρώα, κίνηση, συντήρηση, καύσιμα, αναλώσιμα, παρακολούθηση κίνησης.
- Σύστημα δημοτικής αστυνομίας: Βιβλίο συμβάντων, αυτόματο φορητό σύστημα βεβαίωσης παραβάσεων, GIS, ελεγχόμενη στάθμευση.
- Σύστημα Διαχείρισης – Αξιοποίησης Ακινήτου Περιουσίας: Σύμφωνα με τις απαιτήσεις για χρηματοδοτήσεις στην τρέχουσα προγραμματική περίοδο.
- Σύστημα για την εφαρμογή των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων: Προσαρμογή λειτουργίας σύμφωνα με τα λογιστικά πρότυπα και κανόνες του ΠΔ 54.
- Σύστημα διαχείρισης διαδικασιών, που θα υποστηρίξει όλη τη διαδικασία δημιουργίας και λειτουργίας των δομών Εσωτερικού Ελέγχου. Δηλαδή, το σύστημα που θα κληθεί να υποστηρίξει τις διαδικασίες όλου του Οργανισμού και όχι μόνον εκείνες της Δομής. Μάλιστα, βρισκόμαστε στη φάση που η λειτουργία των δομών Εσωτερικού Ελέγχου είναι πλέον επιτακτική: είτε επειδή είναι υποχρεωτική εκ του νόμου είτε επειδή καταργήθηκε ο προληπτικός (Επιτροπικός) έλεγχος είτε επειδή αποτελεί ουσιαστικό εργαλείο στην σύγχρονη διοίκηση.
Σε όλον τον δεύτερο άξονα, σημαντικό ρόλο παίζει η εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού. Όχι μόνον στη χρήση των επιμέρους συστημάτων, που δυνητικά συμπεριλαμβάνεται στα ίδια τα έργα, αλλά και οι γενικότερες γνώσεις που καλείται να συμπληρώσει, ώστε να αποκτήσει τις απαιτούμενες ψηφιακές δεξιότητες.
Τρίτος άξονας: Ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των πολιτών
Διαθέτοντας τις απαιτούμενες υποδομές και τα συστήματα που υποστηρίζουν τη λειτουργία των υπηρεσιών, μέσα από σύγχρονες διαδικασίες, παρέχουμε ψηφιακά όλες τις υπηρεσίες και τα έγγραφα που μπορούν να αποϋλοποιηθούν, με στόχο κανένας πολίτης να μην μετακινείται (και να ταλαιπωρείται) για την αίτηση και την παραλαβή κανενός έγγραφου.
Φανταστείτε τον πολίτη να υποβάλλει το αίτημα ή την καταγγελία ή την αναφορά μέσω του κινητού ή του PC του, σε ένα οργανωμένο σύστημα, το οποίο από μόνο του: θα δρομολογεί την έναρξη της διαδικασίας ικανοποίησης, θα καταλήγει στις αρμόδιες διευθύνσεις/τμήματα και υπαλλήλους -σύμφωνα με το οργανόγραμμα του κάθε Οργανισμού- θα συμβάλλει στη σύνταξη των εγγράφων μέσα από σύννομα πρότυπα, θα λαμβάνει τις ηλεκτρονικές υπογραφές και θα ολοκληρώνεται έχοντας δημιουργήσει πλήρη ηλεκτρονικό φάκελο, ενημερώνοντας τον ενδιαφερόμενο για την πορεία υλοποίησης σε κάθε στάδιο και, φυσικά, αποστέλλοντας ηλεκτρονικά το έγγραφο στον ενδιαφερόμενο.
Τέταρτος άξονας: Συμμετοχική Διακυβέρνηση
Δίνουμε, αυτομάτως, την απαιτούμενη εκ του νόμου πληροφόρηση για τον προϋπολογισμό, την πορεία εκτέλεσής του, τις αποφάσεις των οργάνων και όλα τα δεδομένα που χαρακτηρίζονται ως «ανοικτά». Ταυτόχρονα, παρέχουμε στον πολίτη τη δυνατότητα να συμμετέχει στη διακυβέρνηση του Οργανισμού με δημοψηφίσματα, δημοσκοπήσεις και έρευνες.
Πέμπτος άξονας: «Έξυπνες» πόλεις (Smart Cities)
Η OTS παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις «έξυπνων» πόλεων, έχοντας υλοποιήσει μία σειρά από δικά της συστήματα, όπως:
- Την πλατφόρμα συλλογής προβολής και αξιοποίησης των δεδομένων από ψηφιακούς αισθητήρες,
- Το σύστημα διαχείρισης κινητικότητας και ελεγχόμενης Στάθμευσης,
- Το σύστημα διαχείρισης «έξυπνων» υδρόμετρων,
- Το σύστημα για τα Σχέδια ασφάλειας ποιότητας πόσιμων υδάτων,
- Το σύστημα διαχείρισης αισθητήρων έγκαιρης μέτρησης ποιότητας πόσιμων υδάτων, κ.λπ..
Συμμετέχει, όμως, και στο οικοσύστημα του Alliance for Smart Cities, όπου συνεργάζεται με επιχειρήσεις οι οποίες παρέχουν συμπληρωματικές λύσεις και προϊόντα, ώστε από κοινού να καλύπτουν, με τον ιδανικότερο τρόπο, τις ανάγκες.
Για την αναλυτική σας ενημέρωση, σχετικά με το OTS Forum, δείτε παρακάτω: https://otsforum.gr/.
Για οποιαδήποτε άλλη πληροφορία, μπορείτε να αναζητήσετε την επίσημη ιστολίδα της OTS στον σύνδεσμο: https://ots.gr/.
